發(fā)布時間:2013-01-24 來源:中汽協會會員服務部
1 目的
為規(guī)范中國汽車工業(yè)協會各分支機構的組團出訪等事宜,制定本規(guī)定。
2 適用范圍
本規(guī)定適用于協會各分支機構以協會和分支機構名義組團出國參加會議、訪問、交流和參展等。
3 基本原則
3.1 分支機構組團出訪應從事與汽車行業(yè)及本小行業(yè)業(yè)務密切相關的活動。原則上,分支機構不組織、不參加與汽車行業(yè)無關的團組出訪。
3.2 分支機構不得替其他單位出訪組團。遇特殊情況的,須事先報告協會秘書處并經會員服務部、國際合作部審核報秘書長批準后按程序辦理。
4 基本要求
4.1 各分支機構應擬訂年度組團出訪計劃,并按計劃實施。原則上,出訪前六個月,須向協會秘書處提交申請報告。
4.2 出訪內容須與本行業(yè)的業(yè)務密切相關。
4.3 出訪負責人原則上由協會指派,或由組團的分支機構秘書長(理事長)擔任。
4.4 出訪人數原則上不超過20人。
4.5 出訪時間原則上不超過10天。
4.6 出訪頻次每個分支機構每年不得超過2次。
4.7 費用問題原則上由出訪團組自行解決,必要時由出訪分支機構的會費進行補貼。
4.8 原則上以公務形式組團出國。
4.9 出訪結束后的半個月內,由負責人向協會秘書處提交出訪總結報告。
5 組團出訪申報流程
5.1 由出訪分支機構提前半年時間向協會秘書處提出出國任務申請報告。
5.2會員服務部負責受理出國任務申請報告,分管秘書長初審。
5.3 財務部負責審核經費的落實。
5.4 國際合作部、分管領導對出國任務申請報告進行審核。
5.5 國際合作部起草出國任務請示報告,報秘書長批準。
5.6 秘書長批準出國任務請示報告。
5.7 國際合作部負責向上級有關部門申請出國任務書。
5.8 會員服務部負責回復申報出國的分支機構。
5.9 辦理出國手續(xù)。
5.10 完成出國的后續(xù)工作。
6 其他未盡事宜按《中汽協會關于外事活動的有關規(guī)定》及國家有關規(guī)定執(zhí)行。
附件:
一、出國任務申請報告基本內容
二、《中汽協會關于外事活動的有關規(guī)定》
附件一:
出國任務申請報告基本內容
1、出訪類別:參加國際會議(附會議通知)、訪問、參展或其他
2、出訪目的和任務
3、團組性質:因公參加團組活動、因私參加團組活動
4、出訪的國家或地區(qū)
5、出訪的詳細行程: 包括日程安排和會議議程等
6、出訪日期、出訪天數
7、說明費用由誰承擔及財務預算
8、出訪團長的確認
9、接待單位的邀請函?;緝热莅ǎ菏褂糜醒垎挝惶ь^的公文紙、單位名稱、地址、電話及傳真號碼,被邀請人姓名、職務、確切的出訪目的、具體的出訪時間和停留期限、國外所需的費用由誰承擔,邀請單位的負責人親筆簽名等
10、人員名單(含出生年月日、出生地、工作單位、職務∕職稱)
附件二:
中汽協會關于外事活動的有關規(guī)定
1 目的
為統一、規(guī)范中國汽車工業(yè)協會的外事活動,制定本規(guī)定。
2 適用范圍
本規(guī)定適用于協會出國參加國際多邊和雙邊會議,出國訪問、參展的人員;在國內,協會同其他國家協會、企業(yè)、機構間的會議和交流活動。
3 職責
國際合作部是外事活動的歸口部門。負責出國團組的組織和審核,國內外事活動的組織和審批。
4 基本原則
4.1 協會人員不組織,原則上不參加與汽車行業(yè)無關的團組。
4.2 協會各部門不得替其它單位組團。遇特殊情況的,須事先報告并經國際合作部審核報秘書長批準后按程序辦理。
4.3 國內的外事活動,由國際合作部統一安排,需報秘書長批準的,由國際合作部負責報批。
5 出國基本要求
5.1以公務形式組團出國的應符合國家有關出國團組的各項規(guī)定。
5.2 所有出國團組(協會組團或參加外單位團組)必須做到;
a)出國目的明確,出國任務落實;
b)出國行程落實;
c)出國的活動安排落實;
d)出國經費落實;
e)出國團組的翻譯落實;
f)以公務形式組團的團組,團長必須持因公護照。
6 出國流程
6.1 由各部門提出出國任務申請報告。
6.2 出國任務申請報告,部門主任及分管秘書長初審。
6.3 國際合作部對出國任務申請報告進行審核。
6.4 國際合作部起草出國任務請示報告,報秘書長批準。
6.5 秘書長批準出國任務請示報告。
6.6 辦理出國手續(xù)。
6.7 完成出國的后續(xù)工作。
7 出國手續(xù)的辦理
7.1 出國人員提交的出國任務申請報告,至少包括以下內容:
a) 出訪類別:參加國際會議(附會議通知)、訪問、參展、或其它;
b) 出訪目的和任務;
c) 團組性質:因公參加團組活動、因私參加團組活動;
d) 出訪的國家;
e) 出訪的詳細行程: 包括日程安排和會議議程等;
f) 出訪日期、出訪天數;
g) 說明費用由誰承擔,及財務預算;
7.2 由協會組團的,國際合作部負責辦理出國手續(xù)(不包括因私護照),團組人員應給予配合。
7.3 參加其他單位團組出國的,國際合作部負責辦理出國手續(xù)(不包括因私護照),團組人員應給予配合。
7.4 以私人護照形式出國訪問、交流、參展的,由出國人員自行辦理出國手續(xù),國際合作部給予必要的協助。
8 出國的后續(xù)工作
出國人員回國后應向國際合作部上交有關資料;應在15個工作日內寫出總結報告并上報國際合作部。
8.1 國際合作部對總結報告審查處理后上網,使協會員工了解情況。
9 國內活動要求
9.1 協會會見其他國家協會、外資企業(yè)、國外機構的人員或召開國際間會議,應至少在三個工作日前填寫國內外事會見單(見附件1)或國內外事會議單(見附件2)。
9.2 外事會見
9.2.1 外賓要求拜訪中國汽車工業(yè)協會
9.2.1.1 中國汽車工業(yè)協會秘書處各級領導,各部門安排會見外賓均須填寫國內外事活動申報單,由國際合作部安排會見外賓的,由國際合作部填寫外事活動申報單(見附件1.2)。
9.2.1.2 當來訪單位同級人員直接與秘書長或副秘書長聯系時,秘書長或副秘書長應及時通知國際合作部與對方相應部門聯系,由國際合作部安排會見。
9.2.1.3 當來訪單位下級人員直接與協會秘書長或副秘書聯系時,秘書長或副秘書應告知國際合作部,由國際合作部統一安排會見。
9.2.1.4 當來訪單位直接與部門聯系時,部門可直接填寫國內外事活動申報單(見附件1.2)報國際合作部審核。需上報秘書長的,由國際合作部報批后通知各部門。
9.2.1.5 來訪單位與綜合管理部聯系時,由綜合管理部轉國際合作部處理。
9.2.2 中國汽車工業(yè)協會要求會見外賓
當中國汽車工業(yè)協會各級領導或部門要求會見外賓時,應通過國際合作部與外方聯系。
9.3 會見準備
9.3.1 會見前,主接待部門應做好會見準備工作,特別是做好各類資料的準備,國際合作部做好會見的安排工作。
9.3.2 會見時應尊重對方,使對方能充分表達來意,主接待人應認真聽取對方講話,介紹我方的情況和觀點。雙方應友好討論、交流。
9.3.3 會見時主接待人或主接待部門應安排記錄人員,作好記錄。
9.3.4 外事會見后,參加會議的人員應向協會主持會議和交流的部門上交資料,主接待部門或接待人應在活動結束后5個工作日內寫出會見備忘錄或會見紀要,報國際合作部。秘書長會見外賓的會見備忘錄或會見紀要由國際合作部撰寫。